Estruturação da problemática do projeto de Engenharia de Software
Necessidade de Negócio
A necessidade de negócio é melhorar a gestão e manutenção dos recursos físicos e financeiros em condomínios.
Os desafios atuais incluem:
-
Atrasos na identificação e resolução de problemas de manutenção, levando a reparos maiores e mais caros.
-
Monitoramento ineficiente das condições dos recursos, resultando em manutenção reativa em vez de proativa.
-
Dificuldade em coordenar atividades de manutenção com mínima disrupção para os residentes.
-
Desafios na gestão financeira das despesas relacionadas à manutenção, incluindo orçamentação e rastreamento de custos.
-
Garantir conformidade com regulamentos e padrões de segurança.
Visão Atual do Negócio
Atualmente, o processo de gestão de manutenção em condomínios é majoritariamente manual e reativo.
Tipicamente, o processo envolve os seguintes passos:
- Um residente identifica um problema de manutenção.
- O morador reporta o problema ao zelador por meio de canais de atendimento, e-mails ou comunicação pessoal.
- O zelador avalia o problema e determina a ação necessária.
- Para reparos menores, o zelador pode realizar a tarefa; para questões mais significativas, prestadores de serviços externos são contatados.
- O reparo é agendado e realizado pelo pessoal apropriado.
- Após a conclusão, o trabalho é verificado e quaisquer custos associados são registrados.
Este processo frequentemente leva a atrasos devido a falhas de comunicação, falta de rastreamento sistemático e alocação ineficiente de recursos.
Além disso, geralmente não há uma abordagem estruturada para manutenção preventiva, o que pode resultar em custos operacionais mais altos e demorados com potenciais riscos de segurança.
Contexto de Negócio e Processos
O contexto de negócio gira em torno da gestão de condomínios, com foco na manutenção de recursos físicos compartilhados, como edifícios, áreas comuns e equipamentos.
Os principais stakeholders incluem moradores, zeladores, síndicos e prestadores de serviços externos.
Os processos primários abrangem a identificação de necessidades de manutenção, reporte de problemas, avaliação e priorização de tarefas, agendamento e execução de atividades de manutenção, verificação do trabalho concluído e gestão das transações financeiras relacionadas.
Modelo de Negócio Proposto
A solução de software proposta visa melhorar o processo de gestão de manutenção ao introduzir automação e capacidades de comunicação em tempo real.
As principais características do software incluem:
-
Uma interface amigável para os moradores submeterem solicitações de manutenção, com opções para anexar fotos e descrições.
-
Geração automática e atribuição inteligente de ordens de serviço a parcerios estratégicas prestadores de serviço especializado com base em critérios predefinidos.
-
Ferramentas para agendar e gerenciar tarefas de manutenção preventiva para garantir o cuidado proativo dos recursos.
-
Rastreamento em tempo real das solicitações de manutenção, permitindo que os stakeholders monitorem o progresso e atualizações de status.
-
Ferramentas de comunicação integradas para facilitar a interação contínua entre moradores, zeladores, síndicos e prestadores de serviços.
-
Funcionalidades de gestão financeira para rastrear custos de manutenção, gerenciar orçamentos e gerar relatórios financeiros para maior transparência em assembleias .
O novo processo será otimizado da seguinte forma:
- Moradores submetem solicitações de manutenção diretamente através do software.
- O software gera automaticamente uma ordem de serviço e a atribui ao zelador ou prestador de serviços parceiro (com aprovação do síndico e da assembleia).
- O pessoal atribuído recebe notificações e pode acessar informações detalhadas sobre a tarefa.
- Ao concluir a tarefa, o pessoal atualiza o status no software.
- Os residentes são automaticamente notificados da conclusão de suas solicitações.
- O zelador podem acessar relatórios e análises abrangentes para supervisionar as operações de manutenção e tomar decisões informadas.
Para manutenção preventiva, o software agendará tarefas automaticamente com base em intervalos definidos ou condições, garantindo que os recursos sejam mantidos regularmente sem intervenção manual.